Los ERP's son, a nivel de sistemas, programas de GESTION DE DATOS, con los que se busca integrar la información de la empresa como medio de control, vigilancia, procesamiento, segregación y unión de datos relevantes para una o más entidades de la empresa.
Antes de comenzar, vale la pena aclarar que a diferencia de los APS's (Advanded Planning and Scheduling), los ERP´s NO OPTIMIZAN PROCESOS EN SI MISMOS, sino que, dependiendo del uso que se les de, pueden acelerar el procesamiento, búsqueda, integración y segregación de datos, pero NO ANALIZA.
Habiendo aclarando esta cuestión, el tema de los ERP's se aplica a inventarios cuando en una empresa se tiene un ERP con Gestion de Inventarios como uno de sus módulos... Igual que podria hacer una persona en una microempresa con un Excel o un libro de anotaciones... o un simple cuaderno. Los ERP se usan en empresas en las que el número de datos a procesar es complejo y se requiere rápido acceso a la información.
El módulo de Inventarios tiene por lo general las siguientes interfases:
Consulta: En ella sólo se puede consultar cuanta existencia de un item existe dentro de la empresa, donde está ubicada, y en algunos softwares el día de llegada, el proveedor y demás información que pueda ser de utilidad. Tambien se pueden consultar proveedores, ordenes de compra pendientes o vencidas, listas de precios por tipo de producto, estado de bodegas virtuales, etcetc.
Entradas y salidas: Este módulo permite ingresar al inventario del software (o sacarlo) cualquier elemento que llegue en físico al almacén. Esta entrada o salida debe tener como soporte algún documento (facturas, solicitudes, requisiciones, etc), con el que se pueda comparar lo relacinado en el módulo.
Órdenes de pedido: Muchos módulos permiten generar ordenes de pedido, de tal modo que quien genere la orden pueda crear, editar o borrar los atributos de los artículos ingresados en sistema (por ejemplo, un nuevo empaque comprado, no codificado por la empresa es ingresado al sistema, con sus respectivos atributos, como precio, referencia, nombre, tipo de IVA, etc). De este modo, quien ingresa la factura solo debe buscar el número de la orden de compra, y con los mismos datos hacer el ingreso. En otras ocasiones, es quien ingresa los pedidos es quien tiene la facultad de crear nuevos productos.
Dentro del software se pueden crear "bodegas", que se puede asignar a los productos, con el fin de significar que están en el inventario de la empresa, pero no disponibles para su uso, como es el caso de una pieza que se pide como repuesto de una máquina o de un producto elaborado en la empresa. Asi mismo, se puede crear otra bodega llamada "Materia prima", u otro nombre, con el que se pueda identificar a los productos que si estan disponibles para su uso en cualquier eventualidad que a la empresa se le presente. Se pueden crear tantas bodegas como se requiera, y su correcto uso genera ventajas como orden de inventarios, facilidad para ubicar físicamente un insumo, parte, producto terminado, etc, y la más importante, la de poder monetizar vía inventario un producto en proceso o terminado (saber cuanto costó el producto en cuanto a materiales).
Las recomendaciones más importante en cuanto a los software de inventarios son:
- Limitar el uso del software a personas responsables y ordenadas.
- Restringir los poderes de cada usuario estrictamente a las opciones y acciones que va a necesitar para su labor. Por ejemplo, si quien hace la orden de compra y quien ingresa el inventario son personas diferentes, el poder de crear productos nuevos sólo se debería limitar a quien hace las órdenes.
- Proteger las cuentas y los poderes de cada usuario con contraseñas.
- Revisar constantemente el orden de los archivos y registros generados con el software, con el fin de evitar repeticiones en productos creados, ordenes de compra, entradas, facturas ingresadas, etc.
Estas recomendaciones harán más fácil y pertinente la integración de la información del módulo inventarios con los demás módulos (módulo contable, de compras, administrativo, etc).
Los ERP's más conocidos son ORACLE, SAP y PEOPLESOFT, pero existen muchos sistemas más pequeños, adaptables a las necesidades de cada empresa, su tamaño y su razón social, descargables de internet y gratuitas.
Cordialmente,
Camilo Estacio.
Antes de comenzar, vale la pena aclarar que a diferencia de los APS's (Advanded Planning and Scheduling), los ERP´s NO OPTIMIZAN PROCESOS EN SI MISMOS, sino que, dependiendo del uso que se les de, pueden acelerar el procesamiento, búsqueda, integración y segregación de datos, pero NO ANALIZA.
Habiendo aclarando esta cuestión, el tema de los ERP's se aplica a inventarios cuando en una empresa se tiene un ERP con Gestion de Inventarios como uno de sus módulos... Igual que podria hacer una persona en una microempresa con un Excel o un libro de anotaciones... o un simple cuaderno. Los ERP se usan en empresas en las que el número de datos a procesar es complejo y se requiere rápido acceso a la información.
El módulo de Inventarios tiene por lo general las siguientes interfases:
Consulta: En ella sólo se puede consultar cuanta existencia de un item existe dentro de la empresa, donde está ubicada, y en algunos softwares el día de llegada, el proveedor y demás información que pueda ser de utilidad. Tambien se pueden consultar proveedores, ordenes de compra pendientes o vencidas, listas de precios por tipo de producto, estado de bodegas virtuales, etcetc.
Entradas y salidas: Este módulo permite ingresar al inventario del software (o sacarlo) cualquier elemento que llegue en físico al almacén. Esta entrada o salida debe tener como soporte algún documento (facturas, solicitudes, requisiciones, etc), con el que se pueda comparar lo relacinado en el módulo.
Órdenes de pedido: Muchos módulos permiten generar ordenes de pedido, de tal modo que quien genere la orden pueda crear, editar o borrar los atributos de los artículos ingresados en sistema (por ejemplo, un nuevo empaque comprado, no codificado por la empresa es ingresado al sistema, con sus respectivos atributos, como precio, referencia, nombre, tipo de IVA, etc). De este modo, quien ingresa la factura solo debe buscar el número de la orden de compra, y con los mismos datos hacer el ingreso. En otras ocasiones, es quien ingresa los pedidos es quien tiene la facultad de crear nuevos productos.
Dentro del software se pueden crear "bodegas", que se puede asignar a los productos, con el fin de significar que están en el inventario de la empresa, pero no disponibles para su uso, como es el caso de una pieza que se pide como repuesto de una máquina o de un producto elaborado en la empresa. Asi mismo, se puede crear otra bodega llamada "Materia prima", u otro nombre, con el que se pueda identificar a los productos que si estan disponibles para su uso en cualquier eventualidad que a la empresa se le presente. Se pueden crear tantas bodegas como se requiera, y su correcto uso genera ventajas como orden de inventarios, facilidad para ubicar físicamente un insumo, parte, producto terminado, etc, y la más importante, la de poder monetizar vía inventario un producto en proceso o terminado (saber cuanto costó el producto en cuanto a materiales).
Las recomendaciones más importante en cuanto a los software de inventarios son:
- Limitar el uso del software a personas responsables y ordenadas.
- Restringir los poderes de cada usuario estrictamente a las opciones y acciones que va a necesitar para su labor. Por ejemplo, si quien hace la orden de compra y quien ingresa el inventario son personas diferentes, el poder de crear productos nuevos sólo se debería limitar a quien hace las órdenes.
- Proteger las cuentas y los poderes de cada usuario con contraseñas.
- Revisar constantemente el orden de los archivos y registros generados con el software, con el fin de evitar repeticiones en productos creados, ordenes de compra, entradas, facturas ingresadas, etc.
Estas recomendaciones harán más fácil y pertinente la integración de la información del módulo inventarios con los demás módulos (módulo contable, de compras, administrativo, etc).
Los ERP's más conocidos son ORACLE, SAP y PEOPLESOFT, pero existen muchos sistemas más pequeños, adaptables a las necesidades de cada empresa, su tamaño y su razón social, descargables de internet y gratuitas.
Cordialmente,
Camilo Estacio.
